Yrityskaupan jälkeinen nimenmuutos tarkoittaa käytännössä uuden yritysnimen viemistä hallitusti käyttöön niin, että vanhat ja uudet materiaalit päivitetään vaiheittain ilman materiaalikaaosta tai epäselvää asiakasviestintää. Muutos näkyy nopeasti kaikkialla: käyntikorteissa, opasteissa, esitteissä, pakkauksissa, ajoneuvoissa, messumateriaaleissa, tarratuotteissa ja toimitilojen muissa näkyvissä pinnoissa. Siksi nimenmuutos kannattaa käsitellä omana projektinaan, jossa materiaalit kartoitetaan, priorisoidaan, aikataulutetaan ja uusitaan hallitusti.
Hyvä suunnitelma auttaa välttämään tilanteen, jossa vanha ja uusi nimi näkyvät asiakkaille sattumanvaraisesti. Samalla voidaan päättää, mitkä materiaalit on vaihdettava heti ja mitkä voidaan käyttää loppuun tai päivittää väliaikaisesti, jotta hukkaa, ristiriitaisia viestejä ja hallitsematonta siirtymävaihetta ei synny. Tämä on olennaista yrityksille, organisaatioille sekä niiden markkinointi-, viestintä- ja hallintovastuuhenkilöille, jotka vastaavat yrityskaupan jälkeisen nimenmuutoksen käytännön toteutuksesta.
Tässä artikkelissa keskitymme nimenmuutoksen viestinnälliseen ja materiaaliseen toteutukseen: painotuotteiden, opasteiden, tarrojen, ajoneuvoteippausten, messu- ja muiden näkyvien materiaalien hallittuun päivitykseen sekä valmistelujen, tuotannon ja aikataulujen koordinointiin. Juridiset päätökset ja rekisteröinti on hoidettava erikseen ajantasaisten viranomaisohjeiden mukaan.
Varmista yrityksen nimi ja aineistot ennen tuotannon aloittamista
Ennen suurten painosmäärien tai teippausten tilaamista varmista, että uusi nimi on hyväksytty ja kaikki käytettävät aineistot ovat lopullisia. PRH tutkii ilmoitetun nimen yksilöivyyden, erottuvuuden ja sekoitettavuuden, ja prh:n tarkistuksen yhteydessä kannattaa varmistaa, että verkkotunnuksen tulee olla vapaana yrityksen nimelle sekä että nimi voi olla käytössä muualla, vaikka yrityksen nimen rekisteröintiä vasta valmistellaan patentti- ja rekisterihallituksessa. Muutosilmoitus kaupparekisteriin tulee tehdä sähköisesti YTJ-palvelussa, ja prh:n käsittelystä veloittama maksu kannattaa huomioida jo tässä vaiheessa.
Kerää tuotantoa varten vähintään seuraavat tiedot:
- uuden nimen täsmällinen kirjoitusasu
- hyväksytty logo eri tiedostomuodoissa
- värit, fontit ja muut graafiset ohjeet
- mahdolliset uudet yhteystiedot ja verkkotunnukset
- päivämäärä, josta alkaen uutta nimeä käytetään
- vastuuhenkilö, joka hyväksyy vedokset ja painoaineistot.
Jos sama oikeushenkilö jatkaa toimintaansa, nimenmuutos ei vaikuta yrityksen Y-tunnukseen. Mikäli yrityskaupan rakenne muuttuu tämän yhteydessä, viralliset tiedot kannattaa aina tarkistaa ennen lomakkeiden, sopimuspohjien ja muiden tunnistetietoja sisältävien materiaalien uusimista.
Kartoita kaikki materiaalit ja näkyvät pinnat
Nimenmuutos on helpompi hallita, kun kaikki päivitettävät kohteet kootaan yhteen taulukkoon. Merkitse jokaiselle materiaalille sijainti, varastomäärä, seuraava käyttökerta, vastuuhenkilö ja uusimisen kiireellisyys.
Materiaaliryhmä | Esimerkkejä | Kartoituksessa huomioitavaa |
|---|---|---|
Painotuotteet | Käyntikortit, esitteet, lomakkeet, kirjekuoret ja flyerit | Varastomäärä, sisältömuutokset ja seuraava painotarve |
Opasteet ja kyltit | Julkisivu-, ovi- ja kerrosopasteet | Näkyvyys, mitat, materiaalit ja toteutusjärjestys |
Tarrat ja suurkuvat | Ikkuna-, seinä- ja lattiatarrat, banderollit | Pintojen mitat, käyttöympäristö ja vanhojen materiaalien poisto |
Ajoneuvot | Autojen ja muun kaluston teippaukset | Kaluston käyttö, huollot ja teippausten kunto |
Messumateriaalit | Roll-upit, messuseinät ja esittelypisteet | Seuraavat tapahtumat ja kuljetustarpeet |
Pakkaukset ja lähetykset | Laatikko- ja osoitetarrat, lähetteet ja postituskääreet | Varastot, toimitusketju ja käyttöönoton ajankohta |
Mukaan kannattaa ottaa myös sähköpostit ja verkkolaskuosoitteet erikseen päivitettävinä kohteina.
Kartoitukseen kannattaa ottaa mukaan markkinointi, myynti, taloushallinto ja käytännön liiketoiminnan vastuuhenkilöt, jotta nimenmuutos etenee hallitusti yritykselle. Näin esimerkiksi asiakasrajapinnan materiaalit, laskupohjat ja toimitilojen opasteet tulevat käsitellyiksi samassa kokonaisuudessa, vaikka toinen sopimusosapuoli pitäisi huomioida erikseen sopimuksissa. Juridisten muutosten lisäksi muutoksista tulee viestiä myös asiakkaille ja sidosryhmille.
Priorisoi näkyvyyden ja käyttötarpeen mukaan
Kaikkea ei yleensä tarvitse uusia samana päivänä. Priorisoinnissa olennaista on materiaalin näkyvyys, virallinen käyttötarkoitus, jäljellä oleva varasto ja seuraava todellinen käyttöajankohta.
Päivitä ensimmäisessä vaiheessa
- viralliset ja asiakasviestinnässä jatkuvasti käytettävät pohjat
- verkkosivujen sekä sähköpostiallekirjoitusten nimi- ja logotiedot
- pääsisäänkäyntien ja asiakastilojen näkyvimmät opasteet
- myynnin aktiivisesti käyttämät esitykset ja tarjousmateriaalit.
Näiden virallisten pohjien päivitys tulee tehdä vasta silloin, kun nimenmuutos edellyttää yhtiökokouksen päätöstä ja päätös on tehty, jotta käyttöönotto etenee hallitusti yrityskaupan jälkeen.
Ajoita seuraaviin tuotantoeriin
- käyntikortit, esitteet ja tuotekatalogit
- tulevissa tapahtumissa tarvittavat roll-upit ja messuseinät
- ikkuna- ja seinäteippaukset eri toimipisteissä
- ajoneuvot niiden käyttö- ja huoltoaikataulun mukaan.
Käytä loppuun tai päivitä väliaikaisesti
- materiaalit, joissa vanha nimi ei aiheuta epäselvyyttä ja joissa väliaikainen käyttö on mahdollinen vain, jos vanha nimi ei heikennä sitä viestiä, että yritys aloittaa uutena yritys vaiheena
- harvoin käytettävät tuotteet, joiden uusiminen voidaan yhdistää seuraavaan tilaukseen
- pakkaukset tai kansiot, jotka voidaan tarvittaessa päivittää uudella tarralla, jos vaikutelma nimeen ei jää ristiriitaiseksi.
McKinseyn mukaan 80 prosenttia sen tarkastelemista yrityksistä toteutti brändisiirtymän 18 kuukauden kuluessa yrityskaupan toteutumisesta. Luku ei määritä yksittäisen yrityksen aikataulua, mutta se muistuttaa, että muutos on yleensä vaiheittainen kokonaisuus. Yrityskaupan jälkeen nimenmuutos voi rakentaa uutta brändiä tai erottaa yrityksen vanhasta omistajasta.
Rakenna yhteinen aikataulu eri toimipisteille
Kun yrityksellä on useita toimipisteitä tai paljon erilaisia materiaaleja, yksittäiset tilaukset kannattaa koota yhteiseen etenemissuunnitelmaan. Aikataulun on perustuttava yrityksen omiin päätöksiin, varastoihin, tapahtumiin ja käytännön tuotantotarpeisiin.
Selkeä suunnitelma sisältää:
- lopullisten aineistojen hyväksynnän
- päivitettävien kohteiden ja määrien vahvistamisen
- kriittisten materiaalien vedokset ja tuotannon
- toimitukset eri toimipisteisiin
- vanhojen materiaalien poistamisen tai loppuun käyttämisen
- lopputarkistuksen sovittuna käyttöönottopäivänä.
Käytä samoja hyväksyttyjä logo-, väri- ja tekstiversioita kaikissa yksiköissä. Nimeä myös yksi henkilö vastaamaan versionhallinnasta, jotta tuotantoon ei päädy vanhoja tiedostoja.
Huomioi varastot, painosmäärät ja kustannukset
Varastossa olevia materiaaleja ei kannata hylätä automaattisesti. Selvitä ensin, kuinka paljon niitä on, kuinka nopeasti ne kuluvat ja voiko niitä käyttää siirtymävaiheessa ilman, että asiakas saa ristiriitaista tietoa.
Päätöstä helpottavat seuraavat kysymykset:
- Sisältääkö materiaali vanhentuneita yhteys- tai yritystietoja?
- Kuinka näkyvästi vanha nimi tai logo esiintyy?
- Voidaanko materiaali päivittää siististi tarralla tai uudella kannella?
- Onko sisältö muuten ajantasainen?
- Milloin materiaalia tarvitaan seuraavan kerran?
- Kannattaako uusiminen yhdistää laajempaan sisältöpäivitykseen?
Pienet painoserät voivat olla järkeviä siirtymävaiheessa, kun lopullista kulutusta ei vielä tunneta. Kun määrät ja versiot on koottu etukäteen, eri toimipisteiden tilaukset voidaan suunnitella yhtenä kokonaisuutena.
Koordinoi painotuotteet, suurkuvat ja lähetykset
Nimenmuutoksessa tarvitaan usein useita tuotantotapoja: digipainoa pieniin ja keskisuuriin painoksiin, suurkuvatulostusta näkyville pinnoille, viimeistelyä sekä postitus- ja logistiikkapalveluja. Kun kokonaisuus suunnitellaan yhdessä tuotantokumppanin kanssa, eri materiaalien mitat, värit, aikataulut ja toimitukset on helpompi sovittaa yhteen.
Painotuotteiden suunnittelussa lähtökohdaksi sopivat TKP-Printin Painopalveluihin. Tutustu myös tuotantoon, kun suunnittelet esimerkiksi seuraavia kokonaisuuksia:
- käyntikortit, esitteet, lomakkeet ja katalogit
- opasteet, levytulosteet sekä ikkuna- ja seinägrafiikat
- tarrat pakkauksiin, tuotteisiin ja lähetyksiin
- roll-upit, messuseinät ja muut tapahtumamateriaalit
- postitettavat materiaalit ja toimitukset eri toimipisteisiin.
Tarkista ennen tilausta myös aineisto-ohje. Kun painokelpoiset tiedostot, mitat, määrät ja toimitusosoitteet ovat valmiina, tarjouspyynnön käsittely ja tuotannon suunnittelu sujuvat selkeämmin.
Hallittu yrityksen nimen muutos näkyy yhtenäisenä asiakaskokemuksena
Yrityskaupan jälkeinen nimenmuutos onnistuu käytännössä, kun materiaalit kartoitetaan, kiireellisyys määritellään ja tuotanto vaiheistetaan. Yhteinen aineistopankki, selkeät hyväksynnät ja yksi koordinoitu aikataulu auttavat pitämään uuden nimen ja ilmeen yhtenäisinä kaikissa kosketuspisteissä, jolloin käyttöönotto toimii sujuvasti ja uusi nimi antaa johdonmukaisen ensivaikutelman sekä voi parantaa markkinointia ja näkyvyyttä.
Tarvitsetko apua painotuotteiden, suurkuvien, tarrojen, viimeistelyn tai toimitusten suunnitteluun? Kysy meiltä tai pyydä tarjous. Käydään yhdessä läpi materiaalit, määrät ja aikataulu, jotta saat muutoksen hallitusti tuotantoon.
