Painettu vuosikertomus kokoaa organisaation keskeiset viestit helposti jaettavaan muotoon. Se voi täydentää verkkoversiota esimerkiksi yhtiökokouksissa, sidosryhmätapaamisissa ja asiakaskohtaamisissa. Onnistunut lopputulos vaatii kuitenkin muutakin kuin valmiin PDF-tiedoston: painosmäärä, koko, paperi, sidonta, viimeistely ja toimitus kannattaa suunnitella yhtenä kokonaisuutena.
Tässä oppaassa käymme läpi vuosikertomuksen painatuksen tärkeimmät valinnat ja tiedot, jotka B2B-ostajan kannattaa koota tarjouspyyntöä varten. Varsinaiset raportointivelvoitteet riippuvat organisaatiosta, joten niiden arviointi on syytä pitää erillään painotuotannon suunnittelusta.
Aloita vuosikertomuksen käyttötarkoituksesta
Painotuotteen tekniset valinnat ovat helpompia, kun julkaisun käyttötarkoitus ja lukijat ovat selvillä. Sisäiseen käyttöön tulevan katsauksen tarpeet voivat olla erilaiset kuin sijoittajille, asiakkaille tai muille sidosryhmille jaettavan julkaisun.
Pohdi aluksi ainakin seuraavia kysymyksiä:
- Kenelle painettu vuosikertomus jaetaan?
- Missä tilanteissa sitä käytetään?
- Kuinka monta kieliversiota tarvitaan?
- Lähetetäänkö julkaisu postitse vai jaetaanko se tapahtumissa?
- Milloin valmiiden kappaleiden on oltava perillä?
- Onko julkaisulle määritelty organisaation visuaalinen ilme?
Vastaukset vaikuttavat muun muassa formaattiin, painosmäärään, paperiin ja sidontaan. Esimerkiksi runsaasti taulukoita sisältävä julkaisu tarvitsee yleensä enemmän sivupinta-alaa kuin tiivis, kuvapainotteinen katsaus.
Laadi aikataulu takaperin toimituspäivästä
Vuosikertomuksessa tekstit, luvut, kuvat ja taitto valmistuvat usein eri vaiheissa. Siksi painotaloon kannattaa olla yhteydessä jo silloin, kun lopullinen aineisto ei ole vielä valmis. Alustava keskustelu auttaa tunnistamaan tuotantoon vaikuttavat päätökset ja varaamaan aikaa aineiston tarkistukselle, mahdollisille korjauksille, painatukselle, viimeistelylle ja toimitukselle.
Tunnista hyväksyntäkierrokset
Merkitse aikatauluun organisaation sisäiset tarkistukset ja hyväksynnät. Talouslukujen, tekstien, kuvien ja taiton kommentointi voi edetä eri tahtiin, joten yhdelle hyväksyntäkierrokselle varattu aika ei aina riitä.
Painoon toimitetaan vasta hyväksytty aineisto. Jos julkaisu tarvitaan tiettyyn kokoukseen tai tapahtumaan, aseta valmiiden kappaleiden toimituspäivä ensin ja suunnittele muut vaiheet siitä taaksepäin yhdessä painotalon kanssa.
Jätä tilaa aineiston tarkistukselle
Painovalmis aineisto tarkistetaan ennen tuotantoa. Jos kuvien tarkkuudessa, sivukoossa, leikkuuvaroissa tai väriasetuksissa on puutteita, korjaamiseen tarvitaan aikaa. Mitä aikaisemmin tekniset vaatimukset huomioidaan taitossa, sitä pienempi on viime hetken muutosten riski.
Määritä painosmäärä ja tuotantotapa
Painosmäärä perustuu todelliseen jakelutarpeeseen. Laske vastaanottajat, tapahtumissa jaettavat kappaleet, organisaation oma käyttö sekä kohtuullinen varakappaleiden määrä. Samalla kannattaa selvittää, tarvitaanko julkaisuista eri kieli- tai sisältöversioita.
Digipainatus soveltuu yleensä pienempiin ja joustavuutta vaativiin painoksiin. Offsetpainatus voi olla tarkoituksenmukainen suuremmissa erissä. Lopullinen valinta riippuu kuitenkin myös koosta, paperista, värillisyydestä, viimeistelystä ja aikataulusta, joten sitä ei kannata tehdä vain kappalemäärän perusteella.
TKP-Print palvelee yrityksiä ja organisaatioita Vantaalla ja Heinolassa, ja toimitukset onnistuvat koko Suomeen. Pienempiä arkkipainotöitä tuotetaan digitaalisesti, kun taas suuremmat offsetpainokset ovat saatavilla sisaryhtiö Markprintin kautta. Voit tutustua TKP-Printin tuotantoon ja Markprintin vuosikertomusten painatukseen ennen tarjouspyynnön lähettämistä.
Valitse koko, paperi ja värillisyys kokonaisuutena
Vuosikertomuksen ulkoasu syntyy usean valinnan yhteisvaikutuksesta. Koko vaikuttaa luettavuuteen ja postitukseen, paperi kuvien ja värien toistumiseen sekä sidonta julkaisun käytettävyyteen.
Koko ja sivumäärä
A4 tarjoaa runsaasti tilaa taulukoille, kaavioille ja taloustiedoille. A5 on kompaktimpi ja voi sopia tiiviiseen katsaukseen. Myös muu formaatti on mahdollinen, mutta sen vaikutukset materiaalinkäyttöön, viimeistelyyn ja lähettämiseen kannattaa tarkistaa ennen taiton aloittamista.
Ilmoita tarjouspyynnössä arvioitu sivumäärä, vaikka se olisi vielä haarukka. Sivumäärä vaikuttaa paperimenekkiin, sidontatapaan ja mahdollisen selän leveyteen.
Paperi ja kuvat
Kiiltävä tai puolikiiltävä päällystetty paperi korostaa usein valokuvia ja värikkäitä grafiikoita. Mattapintainen tai päällystämätön paperi voi puolestaan tuntua rauhalliselta pitkissä tekstiosuuksissa. Kanteen ja sisäsivuille voidaan valita eri paperit, kun valinta sopii julkaisun käyttötarkoitukseen ja sidontaan.
Paperia arvioitaessa kannattaa huomioida ainakin:
- pinnan vaikutus kuvien ja värien toistumiseen
- paperin paksuus ja tuntuma
- kannen ja sisuksen yhteensopivuus
- valmiin julkaisun paino ja postitettavuus
- organisaation vastuullisuutta koskevat vaatimukset
Luettavuutta tukevat riittävä tekstikoko, selkeä kontrasti ja ymmärrettävät kaaviot. Nämä ratkaisut tehdään ensisijaisesti taitossa, mutta paperin pinta ja sävy vaikuttavat siihen, miltä kokonaisuus näyttää painettuna.
Valitse sidonta ja viimeistely käyttötarpeen mukaan
Sidontatapa riippuu erityisesti sivumäärästä, paperista ja siitä, miten julkaisua käytetään. Hakasidonta sopii usein ohuempiin julkaisuihin. Hakasidotun vihkon sivumäärän on oltava neljällä jaollinen, jotta arkit voidaan painaa, taittaa ja nitoa oikein; tarvittaessa kokonaisuuteen lisätään tyhjiä sivuja.
Liimasidonta muodostaa kirjamaisen selän ja soveltuu yleensä paksumpiin julkaisuihin. Jos selkään halutaan julkaisun nimi tai vuosiluku, asia on hyvä huomioida jo taittovaiheessa. Muitakin sidontavaihtoehtoja voidaan käyttää, jos julkaisun on esimerkiksi avauduttava tasaisesti pöydälle.
Viimeistelyllä voidaan suojata kantta tai korostaa visuaalisia yksityiskohtia. Mahdollisia vaihtoehtoja ovat esimerkiksi laminointi, foliointi, nuuttaus ja muut painotalon tarjoamat ratkaisut. Kaikkia tehosteita ei tarvita jokaiseen julkaisuun: valinnan tulisi tukea käyttötarkoitusta, visuaalista ilmettä ja budjettia.
Valmistele painoaineisto ohjeiden mukaan
Tulostusvalmis PDF on tavallisesti sujuvin tapa toimittaa vuosikertomus painoon. TKP-Printin aineisto-ohjeet kannattaa tarkistaa jo taiton alussa, ei vasta vientivaiheessa.
Tarkista PDF:n perusasiat
TKP-Printin digipaino-ohjeiden mukaan PDF toimitetaan sivuittain ja oikeassa 1:1-sivukoossa. Jos kuva tai muu elementti ulottuu valmiin sivun reunaan asti, aineistoon lisätään 3 millimetrin leikkuuvara jokaiselle reunalle. Leikkuuvaraa ei siis tarvita samalla tavalla elementteihin, jotka eivät ulotu leikkausreunaan.
Bittikarttakuvien suositeltu tarkkuus on ohjeen mukaan 300–350 dpi lopullisessa koossa. Kuvia ei siksi kannata arvioida vain näytöllä: niiden todellinen tarkkuus riippuu siitä, kuinka suurina ne painetaan.
TKP-Printin työnkulku voi käsitellä myös RGB-kuvia, mutta värit voivat muuttua CMYK-tuotantoon muunnettaessa. Jos värintoisto on julkaisulle erityisen tärkeää, kuvien profiilit ja mahdollinen värivedos kannattaa sopia etukäteen.
Tee aineistolle viimeinen tarkistus
Ennen lähettämistä tarkista ainakin seuraavat asiat:
- sivukoko ja sivujen järjestys ovat oikein
- sivumäärä vastaa valittua sidontaa
- reunaan ulottuvissa elementeissä on tarvittavat leikkuuvarat
- kuvat ovat riittävän tarkkoja lopullisessa koossa
- fontit ja erikoismerkit näkyvät PDF:ssä oikein
- linkkien, taulukoiden ja kaavioiden tekstit ovat luettavia
- kieliversiot ja tiedostonimet erottuvat toisistaan
- aineisto on oikoluettu ja hyväksytty organisaatiossa
Selkeä tiedostonimi, kuten julkaisun nimi, vuosi, kieliversio ja versionumero, auttaa välttämään sekaannuksia. Jos aineiston tekninen toteutus on epäselvä, kysy painotalolta ennen lopullisen tiedoston vientiä.
Kokoa tarjouspyyntöön olennaiset tiedot
Tarjous on helpompi laatia ja vertailla, kun painotalo saa samat perustiedot yhdellä kertaa. Kaikkien valintojen ei tarvitse olla lopullisia, mutta avoimet kohdat kannattaa nimetä.
| Tieto | Mitä tarjouspyynnössä kerrotaan |
|---|---|
| Julkaisun nimi ja vuosi | Mikä julkaisu painetaan |
| Painosmäärä | Arvio kappalemäärästä ja mahdollisista versioista |
| Koko | Valmis sivukoko ja suunta |
| Sivumäärä | Arvio tai vaihteluväli, kansi mukaan lukien |
| Värillisyys | Painetaanko sisus ja kansi värillisinä vai mustavalkoisina |
| Paperi | Toiveet kannen ja sisuksen paperista tai pyyntö suosituksesta |
| Sidonta | Toivottu sidontatapa tai tieto siitä, että vaihtoehto on avoin |
| Viimeistely | Mahdollinen laminointi, foliointi tai muu viimeistely |
| Aineiston tila | Onko painovalmis PDF jo olemassa ja milloin se valmistuu |
| Toimitus | Toimitusosoitteet, jakelu- tai postitustarve ja tavoitepäivä |
Jos jokin kohta on vielä avoin, kerro käyttötarkoitus ja pyydä painotalolta sopivaa vaihtoehtoa. Näin ehdotus voidaan sovittaa koko projektiin eikä vain yhteen tekniseen yksityiskohtaan.
Pyydä tarjous vuosikertomuksen painatuksesta
Kun käyttötarkoitus, alustava painosmäärä, koko, sivumäärä ja tavoiteaikataulu ovat tiedossa, ota yhteyttä TKP-Printiin. Pyydä tarjous Tammiston toimipisteeltä ja liitä mukaan yllä olevan taulukon tiedot. TKP-Print voi tarvittaessa auttaa tarkentamaan painotuotteen materiaalit, tuotantotavan, viimeistelyn ja toimituksen.
Tutustu myös TKP-Printin palvelukokonaisuuteen: Painopalvelut.
