Yrityksen painotuotteita voidaan hankkia kahdella perusmallilla. Varastopainatuksessa tuotteita valmistetaan suurempi erä etukäteen ja käytetään varastosta tarpeen mukaan. Tarvepainatuksessa tuotteita tilataan pienempinä erinä vasta, kun niille on ajankohtainen tarve.
Kumpikaan vaihtoehto ei ole automaattisesti parempi. Sopiva ratkaisu riippuu muun muassa menekin ennustettavuudesta, materiaalin käyttöiästä, painosmäärästä, toimitustarpeesta ja siitä, kuinka usein sisältö muuttuu. Myös mallien yhdistelmä voi olla käytännöllinen.
Tässä artikkelissa vertailemme vaihtoehtoja suomalaisen B2B-asiakkaan näkökulmasta. Tarkastelu sopii esimerkiksi esitteiden, katalogien, käyttöohjeiden, lomakkeiden, kampanjamateriaalien ja muiden yrityksen painotuotteiden hankintaan.
Mitä varastopainatus tarkoittaa?
Varastopainatuksessa yritys tilaa painotuotteita ennakkoon arvioidun menekin perusteella. Valmiit tuotteet säilytetään omassa tai erikseen sovitussa varastossa, josta niitä toimitetaan käyttäjille, toimipisteisiin tai tapahtumiin tarpeen mukaan.
Malli sopii parhaiten tuotteisiin, joiden sisältö säilyy pitkään muuttumattomana ja joiden menekki on riittävän tasaista. Tällaisia voivat olla esimerkiksi:
- vakiomuotoiset lomakkeet ja ohjeet
- pitkään käytettävät yritysesitteet
- säännöllisesti jaettavat tuotekatalogit
- useissa toimipisteissä tarvittavat yhtenäiset materiaalit
Suuremman erän painaminen voi pienentää kappalekohtaista painokustannusta. Samalla yrityksen on kuitenkin arvioitava varastoinnin, käsittelyn, sisäisen jakelun ja mahdollisen hävikin vaikutus kokonaiskustannukseen.
Mitä print on demand -tarvepainatus tarkoittaa B2B-asiakkaalle?
Tarvepainatuksessa materiaalia ei valmisteta pitkäksi aikaa varastoon. Yritys tilaa uuden erän, kun edellinen erä vähenee tai uusi käyttötarve syntyy. Tarvepainatus eli print on demand on suosittu liiketoimintamalli verkkokauppa-ympäristössä, ja pod-malli mahdollistaa joustavan tilaamisen ilman varastointia. Aineisto voidaan tarkistaa ja päivittää ennen jokaista tilausta.
Malli sopii erityisesti tuotteisiin, joiden menekki vaihtelee, sisältö muuttuu usein tai kohderyhmä vaatii erilaisia versioita. Tyypillisiä käyttökohteita ovat:
- kampanja- ja tapahtumamateriaalit
- päivittyvät hinnastot ja tuote-esitteet
- asiakas- tai toimipistekohtaiset versiot
- koulutus- ja projektimateriaalit
- käyttöohjeiden ja dokumenttien uudet versiot
Samaa toimintatapaa käytetään myös tuotteisiin, kuten vaatteisiin, mukeihin tai julisteisiin.
Tarvepainatus vähentää tarvetta sitoa rahaa valmiisiin tuotteisiin. Se voi myös pienentää vanhentuvasta sisällöstä syntyvää hävikkiä. Vastapainoksi pienemmän erän kappalekohtainen painokustannus voi olla suurempi kuin vastaavan suuren erän.
Varastopainatuksen ja tarvepainatuksen keskeiset erot
Valintaa kannattaa tarkastella kokonaisuutena. Pelkkä yhden kappaleen hinta ei kerro, kumpi malli on yritykselle edullisempi tai toimivampi.
Vertailutekijä | Varastopainatus | Tarvepainatus |
|---|---|---|
Menekin ennustettavuus | Toimii parhaiten, kun käyttö on tasaista ja ennakoitavaa | Joustaa paremmin vaihtelevan tarpeen mukaan |
Painosmäärä | Painetaan suurempi erä etukäteen | Painetaan pienempiä eriä tarpeen mukaan |
Kappalekohtainen painokustannus | Voi pienentyä erän kasvaessa | Voi olla suurempi pienissä erissä |
Varastointi | Vaatii tilaa ja varaston hallintaa | Vähentää valmiiden tuotteiden varastointia |
Pääoman sitoutuminen | Hankinta maksetaan suurelta osin etukäteen | Kustannukset jakautuvat useampiin tilauksiin |
Sisällön vanheneminen | Riski kasvaa, jos materiaali muuttuu ennen erän käyttöä | Aineisto voidaan päivittää tilausten välillä |
Saatavuus | Valmis tuote voidaan toimittaa varastosta | Uusi erä valmistetaan ennen toimitusta |
Versioiden hallinta | Useiden versioiden varastointi voi olla työlästä | Erilaisia versioita voidaan valmistaa joustavammin |
Kysynnän ennustettavuus ohjaa painosmäärää
Varastopainatus toimii, kun yritys tuntee materiaalin menekin ja pystyy arvioimaan, että koko erä käytetään ennen seuraavaa sisältömuutosta. Tilausta suunniteltaessa kannattaa tarkastella aiempaa kulutusta, tulevia kampanjoita, jakelupisteitä ja materiaalin arvioitua käyttöikää.
Tarvepainatus on turvallisempi vaihtoehto silloin, kun kysyntä vaihtelee tai uutta materiaalia kokeillaan ensimmäistä kertaa. Pienempi aloituserä antaa mahdollisuuden seurata todellista käyttöä ennen seuraavaa tilausta. Tämä voi olla hyödyllistä esimerkiksi uuden palvelun, tapahtuman tai kohdennetun kampanjan yhteydessä.
Painosmäärää ei siksi kannata valita vain mahdollisimman pienen kappalehinnan perusteella. Liian suuri erä voi jäädä käyttämättä, kun taas liian pieni erä voi aiheuttaa tarpeettoman usein toistuvia tilauksia.
Kokonaiskustannukseen kuuluu muutakin kuin painaminen
Varastopainatuksen vahvuus on yleensä suuremman erän tuotannollinen tehokkuus. Kokonaiskustannusta arvioitaessa mukaan on kuitenkin laskettava myös muut työvaiheet ja seuraukset:
- varastotila ja hyllytys
- tuotteiden käsittely ja inventointi
- toimitukset eri käyttäjille tai toimipisteisiin
- painotuotteisiin sitoutuva pääoma
- vanhentuneiden tai vahingoittuneiden tuotteiden hävikki
- uuden version valmistaminen ennen vanhan erän loppumista
Tarvepainatuksessa valmiita tuotteita on vähemmän varastossa, mutta tilauksia tehdään useammin. Siksi myös tilaamisen, aineiston hyväksynnän, tuotannon ja toimitusten hallintaan käytetty työ on huomioitava.
Hyvä vertailu perustuu koko materiaalin elinkaareen. Olennaista ei ole vain se, mitä yksi painoerä maksaa, vaan kuinka suuri osa erästä käytetään, kuinka kauan sitä säilytetään ja mitä tapahtuu sisällön muuttuessa.
Päivitystarve ja vanhenemisriski
Sisällön käyttöikä on yksi tärkeimmistä valintakriteereistä. Yrityksen yhteystiedot, tuotevalikoima, hinnat, kampanja-ajankohdat, tekniset tiedot ja ohjeet voivat muuttua. Jos suuri painoerä on vielä kesken, muutos voi tehdä osan materiaalista käyttökelvottomaksi.
Tarvepainatus helpottaa versiopäivityksiä, koska aineisto voidaan tarkistaa ennen seuraavan erän valmistamista. Se soveltuu siksi hyvin materiaaleihin, joissa ajantasaisuus on tärkeää tai joissa tarvitaan useita rinnakkaisia versioita.
Varastopainatus voi silti olla järkevä pitkäikäiselle sisällölle. Ennen tilausta kannattaa varmistaa ainakin seuraavat asiat:
- Ovatko yhteystiedot ja muut muuttuvat tiedot ajan tasalla?
- Onko lähiaikoina tulossa brändi-, tuote- tai palvelumuutoksia?
- Käytetäänkö samaa versiota kaikissa toimipisteissä?
- Kuinka paljon materiaalia todennäköisesti kuluu ennen seuraavaa päivitystä?
Toimitusnopeus riippuu koko ketjusta
Varastossa oleva valmis tuote voidaan ottaa käyttöön nopeasti. Etu toteutuu kuitenkin vain silloin, kun oikeaa tuotetta ja oikeaa versiota on jäljellä riittävästi.
Tarvepainatuksessa uusi erä valmistetaan tilauksen jälkeen. Toimitusaikaan vaikuttavat tuotteen ominaisuudet, määrä, materiaalit, viimeistely, tuotannon ajankohtainen kapasiteetti ja kuljetus. Kiireellistä tarvetta ei siksi kannata rakentaa oletetun vakiotoimitusajan varaan, vaan aikataulu on hyvä sopia painokumppanin kanssa etukäteen.
Myös jakelu vaikuttaa kokonaisaikaan. Kun samaa materiaalia tarvitaan useissa osoitteissa, tilaukseen kannattaa liittää selkeä jakelulista ja vastaanottajakohtaiset määrät.
Yhdistelmämalli sopii monelle verkkokauppa-yritykselle
Varastopainatuksen ja tarvepainatuksen välillä ei aina tarvitse valita vain yhtä mallia. Yritys voi jakaa painotuotteet niiden käyttötavan mukaan.
Pitkäikäiset ja tasaisesti kuluvat materiaalit voidaan painaa suurempana eränä. Usein muuttuvat, asiakaskohtaiset tai harvoin tarvittavat materiaalit voidaan valmistaa pienempinä erinä. Näin suuremman erän etuja hyödynnetään siellä, missä menekki on ennakoitavaa, ja tarvepainatuksen joustavuutta siellä, missä muutoksia tapahtuu enemmän.
Yhdistelmää voidaan käyttää myös yhden tuotteen sisällä. Esimerkiksi pitkäikäinen perusosa voidaan valmistaa ennakkoon, kun taas vaihtuvat liitteet tai toimipistekohtaiset osat painetaan tarpeen mukaan. Ratkaisun toimivuus riippuu tuotteen rakenteesta, viimeistelystä ja siitä, miten eri osat kootaan ja jaetaan.
Seitsemän kysymystä valinnan tueksi
Seuraava tarkistuslista auttaa markkinoinnin, viestinnän ja hankinnan vastuuhenkilöitä vertaamaan vaihtoehtoja:
- Kuinka hyvin menekki voidaan ennustaa? Tasainen ja tunnettu käyttö puoltaa suurempaa ennakkoerää. Vaihteleva tarve puoltaa pienempiä eriä.
- Kuinka usein sisältö muuttuu? Usein päivitettävä materiaali kannattaa yleensä tilata lähempänä todellista käyttöhetkeä.
- Mitä valmiiden tuotteiden säilyttäminen maksaa? Huomioi tilan lisäksi käsittely, inventointi, sisäinen jakelu ja hävikki.
- Kuinka paljon pääomaa voidaan sitoa varastoon? Suuri ennakkoerä maksetaan ennen kuin kaikki tuotteet on käytetty.
- Tarvitaanko useita versioita? Kohderyhmä-, kieli-, toimipiste- tai asiakaskohtaiset versiot voivat tehdä tarvepainatuksesta selkeämmän vaihtoehdon.
- Millainen toimitusvalmius tarvitaan? Valmiin varaston nopeutta kannattaa verrata uuden erän sovittuun tuotanto- ja toimitusaikaan.
- Voidaanko tuotteet jakaa eri hankintamalleihin? Pitkäikäiset perustuotteet ja usein muuttuvat materiaalit eivät välttämättä tarvitse samaa ratkaisua.
Vastausten perusteella yritys voi muodostaa alustavan mallin ja pyytää painokumppanilta vertailukelpoiset vaihtoehdot. Tarjouksessa on hyvä kuvata tuotteen lisäksi arvioitu käyttö, päivitystarve, jakelu ja toivottu aikataulu. Jos käytät tarvepainatusta verkkokaupan osana, oman verkkokaupan alustan valinta vaikuttaa omaan tekemiseen, joten alustan kannattaa sopia verkkokauppaan ilman turhaa teknistä työtä; esimerkiksi Shopify tai WooCommerce tekee käyttöönotosta helppoa, eli valinta on usein helppo, jos haluat oma ratkaisu omaan brändiin oman toiminnan tarpeisiin verkkokaupan avulla.
Painotapa valitaan tuotteita ja tarpeen mukaan
TKP-Print toteuttaa pieniä ja suuria painoksia käyttötarkoituksen mukaan. Digipaino sopii erityisesti pienempiin ja personoituihin eriin, kun taas suuremmat offsetpainokset ovat saatavilla sisaryhtiö Markprintin kautta. Tuotantopalveluja on Vantaalla ja Heinolassa, ja toimituksia voidaan järjestää koko Suomeen.
Kun kerrot tuotteesta, määrästä, viimeistelystä, käyttöajasta, päivitystarpeesta ja toimitusosoitteista, vaihtoehtoja on helpompi verrata. Näin ratkaisu voidaan suunnitella todellisen tarpeen perusteella, olipa sopivin malli varastopainatus, tarvepainatus tai niiden yhdistelmä.
Ota yhteyttä tai pyydä tarjous, niin voitte käydä TKP-Printin kanssa läpi seuraavan painatuskokonaisuutenne lähtökohdat.
