Kun yritys etsii tulostuspalvelua Vantaalla, ensimmäinen kysymys ei yleensä ole painomenetelmä. Tärkeämpää on tietää, mihin tuotetta käytetään, kuinka monta kappaletta tarvitaan ja milloin niiden pitäisi olla käytössä. Näiden tietojen perusteella on helpompi valita sopiva toteutus ja pyytää vertailukelpoinen tarjous.
TKP-Print toteuttaa yrityksille ja organisaatioille tilauksesta tehtäviä painotuotteita, suurkuvia ja rakennuspiirustuksia. Tässä oppaassa käymme läpi, miten erilaiset tarpeet eroavat toisistaan ja mitä tarjouspyyntöön kannattaa kertoa. Yksittäisten tuotteiden tekniset yksityiskohdat voidaan sopia erikseen työn mukaan.
Millaisia tulostustöitä yritys voi tilata?
Sama palveluntarjoaja voi auttaa hyvin erilaisissa töissä. Esitteen, messuopasteen ja piirustussarjan käyttötarkoitukset eroavat toisistaan, joten niiden tarjouspyynnöissäkin tarvitaan hieman eri tietoja.
Painotuotteet viestintään ja markkinointiin
Esitteet, flyerit, käyntikortit, kutsut ja käyttöohjeet ovat esimerkkejä yrityksen arjessa käytettävistä painotuotteista. Tuotteen valintaan vaikuttavat esimerkiksi lukutilanne, sivumäärä, tarvittava kappalemäärä ja se, tuleeko samasta aineistosta useita versioita.
Digipaino on usein sopiva vaihtoehto pienempiin ja keskisuuriin eriin sekä töihin, joissa sisältö vaihtelee. Suuremmissa painoksissa voidaan harkita offsetpainatusta, jonka TKP-Print toteuttaa Markprintin kautta. Painomenetelmää ei tarvitse päättää yksin: kuvaa tarjouspyynnössä tuote ja tarve, jotta vaihtoehtoja voidaan arvioida niiden perusteella. Lisää tuoteryhmistä löytyy painopalvelujen sivulta.
Suurkuvat näkyvyyteen ja tiloihin
Juliste, rollup, opaste, ikkunaan tuleva tuloste tai näyttelymateriaali palvelee eri tarkoitusta kuin kädessä luettava esite. Suurkuvassa kannattaa miettiä erityisesti sijoituspaikkaa, katseluetäisyyttä, mittoja ja sitä, kuinka pitkään tuotetta on tarkoitus käyttää. Ne auttavat valitsemaan työn toteutukseen sopivan materiaalin ja viimeistelyn.
Jos tarve on vielä alustava, kuvaile käyttökohde ja kerro mahdolliset tilan tai tapahtuman rajoitukset. Lopullista materiaalivalintaa ei tarvitse lukita ennen yhteydenottoa. TKP-Printin sivustolla on myös tuotantoesimerkkejä, joista voi saada käsityksen erilaisista tulostustöistä.
Rakennuspiirustukset työmaan ja suunnittelun käyttöön
Piirustusten tulostuksessa olennaista on, mitä aineistoa tarvitaan, kuinka monta sarjaa tehdään ja miten ne järjestetään vastaanottajille. Työmaan käytössä, kokouksessa ja arkistoinnissa tarpeet voivat olla erilaisia. Kerro siksi myös mahdollisesta taitto-, lajittelu- tai skannaustarpeesta.
TKP-Printin rakennuspiirustusten tulostus- ja digitointipalvelu kattaa tulostuksen, kopioinnin ja paperipiirustusten skannauksen. Jos alkuperäinen aineisto tai tarvittava tiedostomuoto on epäselvä, se kannattaa mainita jo tarjouspyynnössä.
Käyttötarkoitus ohjaa valintaa
Painotuotteen valinnassa kannattaa lähteä liikkeelle siitä, missä ja miten sitä käytetään. Jaetaanko materiaali käteen, luetaanko sitä pöydän ääressä vai katsotaanko sitä etäältä? Tuleeko se sisälle vai ulos? Tarvitaanko yksi versio vai useita kieli- tai kampanjaversioita?
Vastaukset auttavat hahmottamaan kokoa, aineistoa ja viimeistelyä. Jos näistä ei ole vielä päätöstä, tarjouspyyntö voi silti olla hyödyllinen: kerro tavoite ja mahdolliset rajoitukset, jotta toteutuksesta voidaan keskustella. Valmiin painoaineiston teknisiä vaatimuksia voi tarkistaa aineisto-ohjeesta.
Mitä tarjouspyyntöön kannattaa kirjoittaa?
Hyvä tarjouspyyntö antaa lähtötiedot, mutta ei edellytä, että kaikki tuotantoratkaisut olisi jo päätetty. Näillä tiedoilla pääsee alkuun:
- Tuote ja käyttötarkoitus: Mitä tarvitaan ja missä sitä käytetään?
- Koko ja määrä: Tiedossa olevat mitat, sivumäärä, kappalemäärä tai piirustussarjojen määrä.
- Aineisto: Onko tiedosto jo valmis vai tarvitaanko apua sen valmistelussa? Onko sisältöversioita useita?
- Viimeistely ja jakelu: Tarvitaanko esimerkiksi taittoa, sidontaa, postitusta tai toimitusta useaan osoitteeseen?
- Aikataulutoive: Milloin tuotetta tarvitaan? Kerro toive, jotta sen toteutettavuus voidaan arvioida.
Jos jokin kohta on avoin, merkitse se tarjouspyyntöön. Esimerkiksi “messuosaston opaste, mitat vielä vahvistamatta” kertoo tarpeesta enemmän kuin pelkkä tuotteen nimi.
Kysy toteutuksesta ja pyydä tarjous
Tulostuspalvelua valitessa hyvä lähtökohta on kuvata työn tavoite, määrä ja käyttötapa. Niiden avulla voidaan arvioida, sopiiko tarpeeseen painotuote, suurkuva vai piirustuspalvelu ja mitä tietoja työn suunnitteluun vielä tarvitaan.
Kun oma tarve on hahmottunut, lähetä TKP-Printille kirjallinen tarjouspyyntö yhteystietosivun kautta. Voit kertoa myös keskeneräisistä yksityiskohdista, jotta ne voidaan tarkentaa ennen toteutusta.
