Painetun suoramainonnan hinta ei muodostu vain painamisesta. Kokonaisuuteen vaikuttavat muun muassa tuotteen koko, painosmäärä, materiaalit, personointi, viimeistely, osoitteisto, postitus ja aikataulu. Myös aineiston valmius ratkaisee, kuinka paljon työtä tarvitaan ennen tuotantoa.
Kun nämä tiedot määritellään jo tarjouspyynnössä, painotalo pystyy arvioimaan työn laajuuden ja ehdottamaan tarkoitukseen sopivaa toteutusta. Tässä oppaassa käydään läpi tärkeimmät hintatekijät suomalaisen B2B-asiakkaan näkökulmasta.
Ensin päätetään suoramainonnan muoto
Suoramainonta voi olla yksinkertainen postikortti, taitettu esite, kirje kuorineen tai useasta osasta koostuva lähetys. Tuotteen muoto vaikuttaa sekä tuotantoon että postitukseen.
Tyypillisiä B2B-käyttökohteita ovat:
- tapahtuma- ja messukutsut
- palvelu- ja tuote-esitteet
- alueelliset avajais- ja lanseerauskampanjat
- nykyisille asiakkaille lähetettävät tiedotteet
- segmentoidut tarjoukset tai asiakasviestit.
Yksiosainen kortti sisältää yleensä vähemmän työvaiheita kuin kuoritettava kirje, jossa on useita liitteitä. Toisaalta laajempi esite voi olla perusteltu, jos vastaanottajalle täytyy välittää paljon tietoa. Sopivaa muotoa kannattaa siksi arvioida kampanjan tavoitteen, sisällön ja jakelutavan perusteella, ei vain yksittäisen kappaleen hinnan mukaan.
Painosmäärä ja painomenetelmä vaikuttavat yksikkökustannukseen
Painosmäärä on yksi keskeisistä hinnan muodostumiseen vaikuttavista tekijöistä. Tuotannon aloitukseen ja asetuksiin liittyvä työ jakautuu suuremmassa painoksessa useammalle kappaleelle, joten yksikkökustannus yleensä pienenee määrän kasvaessa. Kokonaishinta kuitenkin kasvaa, kun materiaalia, painotyötä ja jakelua tarvitaan enemmän.
Painomenetelmä valitaan tuotteen ja määrän mukaan. Digipainatus sopii erityisesti pienempiin ja joustavuutta vaativiin tarpeisiin. Offsetpainatus puolestaan soveltuu suurempiin painoksiin. Yhtä yleispätevää kappalemäärää menetelmän vaihtumiselle ei ole, sillä valintaan vaikuttavat myös koko, sivumäärä, materiaali, värillisyys ja viimeistely.
Tarjouspyyntöön voi antaa ensisijaisen painosmäärän ja pyytää tarvittaessa vaihtoehtoisen määrän vertailua. Näin yritys näkee, miten määrän muuttaminen vaikuttaa kokonaisuuteen, ilman että painos mitoitetaan varmuuden vuoksi liian suureksi.
Koko, sivumäärä ja rakenne ohjaavat materiaalin käyttöä
Tuotteen fyysinen koko ja sivumäärä vaikuttavat paperin kulutukseen, tuotantoarkkien hyödyntämiseen, viimeistelyyn sekä valmiin lähetyksen painoon ja mittoihin. Taitokset, liitteet ja sidonta lisäävät työvaiheita.
Tarjousta varten kannattaa määritellä ainakin:
- tuotteen valmis koko
- sivumäärä tai osien määrä
- yksi- vai kaksipuolinen painatus
- taitokset ja sidontatapa
- mahdollinen kuori ja muut liitteet.
Vakioformaatti voi olla kustannustehokas, koska se hyödyntää materiaalia ja tuotantovaiheita sujuvasti. Erikoiskoko voi silti olla oikea ratkaisu, jos sillä on selvä tehtävä kampanjassa. Painotalolta voi pyytää ehdotuksen vaihtoehdosta, joka säilyttää viestin mutta yksinkertaistaa rakennetta.
Materiaali, värillisyys ja viimeistely määrittävät tuotteen ilmeen
Paperin tai muun materiaalin valinta vaikuttaa sekä hintaan että vastaanottajan kokemukseen. Paksu, päällystetty tai muuten erikoisempi materiaali tuntuu erilaiselta kuin kevyt, päällystämätön paperi. Valinnan tulisi tukea käyttötarkoitusta: lyhyt kampanjaviesti ei välttämättä tarvitse samaa rakennetta kuin pitkään käytettävä palveluesite.
Myös värillisyys vaikuttaa tuotantotapaan. Neliväripainatus soveltuu kuville ja brändin mukaiselle ilmeelle, kun taas mustavalkoinen toteutus voi olla riittävä esimerkiksi tekstipainotteiseen tiedotteeseen. Tarkkaa värinhallintaa tai erikoisvärejä vaativat työt on hyvä mainita jo tarjouspyynnössä.
Viimeistelyssä kustannuksia voivat lisätä esimerkiksi:
- leikkaus ja muotoonleikkaus
- nuuttaus ja taitto
- nidonta tai sidonta
- laminointi
- foliointi
- rei’itys tai irrotettava osa.
Kaikkia tehosteita ei tarvitse käyttää samassa tuotteessa. Usein yksi perusteltu viimeistelyratkaisu tukee tavoitetta paremmin kuin monta erillistä työvaihetta.
Personointi ja osoitteisto tuovat mukaan tiedonkäsittelyä
Osoitteellisessa suoramainonnassa lähetys voidaan personoida vastaanottajan nimen, yrityksen, segmentin tai muun muuttuvan tiedon perusteella. Personointi edellyttää aineiston ja osoitteiston yhdistämistä sekä tietojen teknistä tarkistamista. Mitä useampia sisältöversioita tai muuttuvia elementtejä käytetään, sitä enemmän valmistelua ja testausta tarvitaan.
Kustannuksiin voi vaikuttaa esimerkiksi se, tarvitaanko:
- osoitetietojen siistimistä ja yhtenäistämistä
- päällekkäisten tietojen poistamista
- segmentointia alueen, toimialan tai asiakkuuden mukaan
- eri sisältöversioita eri vastaanottajille
- yksilöllisiä koodeja tai QR-koodeja.
Tarjouspyynnössä kannattaa kertoa osoitteiston lähde, tiedostomuoto, arvioitu tietuemäärä ja se, mitä tietoja painotuotteeseen halutaan nostaa. Henkilötietoja sisältävän aineiston käyttötarkoitus, käsittelyn oikeusperuste, vastuut ja tarvittavat suojatoimet on määriteltävä ennen tietojen siirtämistä palveluntarjoajalle.
Postitus, jakelu, kuoritus ja pakkaaminen ovat osa kokonaisuutta
Valmis painotuote täytyy pakata ja toimittaa joko jakelijalle, vastaanottajille tai asiakkaan omaan varastoon. Siksi jakeluratkaisu kannattaa suunnitella samanaikaisesti tuotteen koon ja rakenteen kanssa.
Valinta | Hintaan vaikuttavia tekijöitä |
|---|---|
Osoitteellinen kirje tai kortti | Koko, paino, vastaanottajien määrä, lajittelu ja personointi |
Osoitteeton jakelu | Jakelualue, talouksien tai toimipaikkojen määrä ja lähetyksen mitat |
Toimitus asiakkaalle | Pakkaustapa, toimitusosoitteiden määrä ja kuljetusmatka |
Kuoritettu moniosainen lähetys | Kuori, liitteiden määrä, kuoritus, sulkeminen ja lajittelu |
Kuoritus, liitteiden lisääminen, niputus, laatikot, lavat ja kuljetusasiakirjat ovat työvaiheita, jotka jäävät helposti ensimmäisen kustannusarvion ulkopuolelle. Tarjouspyynnössä on hyvä kertoa, halutaanko valmiit lähetykset suoraan jakeluun vai toimitetaanko painotuotteet yritykselle myöhempää käyttöä varten.
TKP-Printin hyväksyttyyn palvelukokonaisuuteen kuuluvat painotuotannon lisäksi viimeistely, postitus ja logistiikka. Näiden kokoaminen samaan tarjouspyyntöön auttaa hahmottamaan kampanjan kokonaiskustannuksen.
Aikataulu vaikuttaa tuotannon suunnitteluun
Aikataulussa on huomioitava muutakin kuin varsinainen painaminen. Ennen jakelua voidaan tarvita aineiston tarkistus, mahdolliset korjaukset, personoinnin testaus, viimeistely, kuoritus, lajittelu ja kuljetus.
Tarjouspyyntöön kannattaa merkitä kolme ajankohtaa:
- Milloin painovalmis aineisto on käytettävissä?
- Milloin tuotteen täytyy olla valmis?
- Milloin jakelun tai toimituksen pitää alkaa?
Jos kampanja liittyy tapahtumaan, avajaisiin tai muuhun kiinteään päivään, siitä on hyvä kertoa heti. Realistinen aikataulu antaa tilaa tuotantotavan ja materiaalien valinnalle sekä vähentää viime hetken muutoksia.
Aineiston valmius ratkaisee esivalmistelun määrän
Painovalmis aineisto vähentää teknisen esivalmistelun tarvetta. Keskeneräinen tiedosto voi puolestaan vaatia koon, leikkuuvarojen, kuvien, värien, fonttien tai tiedostorakenteen korjaamista.
Tekniset vaatimukset vaihtelevat tuotteen ja tuotantotavan mukaan. Siksi yksittäistä resoluutio- tai väriprofiiliohjetta ei kannata soveltaa kaikkiin töihin. Ajantasaiset vaatimukset löytyvät TKP-Printin aineisto-ohjeista.
Kerro tarjouspyynnössä aineiston tilanne mahdollisimman käytännöllisesti:
- valmis painokelpoinen PDF
- olemassa oleva aineisto, johon tarvitaan pieniä päivityksiä
- sisältö ja kuvat, joista toteutus on vielä rakennettava
- useita kieli- tai sisältöversioita
- epävarmuus aineiston teknisestä sopivuudesta.
TKP-Printin suunnittelu ja prepress ovat painotuotantoa tukevia palveluja. Jos aineisto vaatii muuta kuin teknistä tarkistusta ja valmistelua, työn laajuus kannattaa sopia erikseen.
Hyvä tarjouspyyntö tekee vaihtoehdoista vertailukelpoisia
Tarjouksen tarkkuus riippuu lähtötietojen tarkkuudesta. Kaikkien valintojen ei silti tarvitse olla lukittuja. Epävarmaan kohtaan voi pyytää painotalon ehdotusta ja kertoa, mikä kampanjassa on tärkeintä.
Tarjouspyynnön tieto | Miksi se tarvitaan? |
|---|---|
Tuote ja käyttötarkoitus | Auttaa valitsemaan sopivan rakenteen ja tuotantotavan |
Valmis koko ja sivumäärä | Vaikuttavat materiaalimenekkiin ja työvaiheisiin |
Painosmäärä | Ohjaa painomenetelmää ja kokonaiskustannusta |
Materiaali- ja väritoiveet | Määrittävät ilmeen ja tuotantovaatimukset |
Viimeistely | Kertoo painamisen jälkeiset työvaiheet |
Personointi ja osoitteisto | Määrittävät tiedonkäsittelyn ja versioinnin laajuuden |
Postitus, jakelu ja pakkaus | Tuovat näkyviin logistiikan kustannukset |
Aikataulu | Ohjaa tuotannon ja toimituksen suunnittelua |
Aineiston valmius | Auttaa arvioimaan esivalmistelun työmäärän |
Tarjouspyyntöön voi liittää luonnoksen tai esimerkkitiedoston. Lisäksi kannattaa kertoa kampanjan kohderyhmä ja tavoite, jotta teknisiä vaihtoehtoja voidaan arvioida oikeassa yhteydessä.
Miten suoramainonnan kustannuksia voi hallita?
Kustannusten hallinta ei tarkoita automaattisesti halvinta materiaalia tai pienintä mahdollista tuotetta. Olennaista on poistaa työvaiheet, jotka eivät tue kampanjan tavoitetta.
Käytännöllisiä tapoja ovat:
- mitoita painosmäärä todellisen kohderyhmän mukaan
- vertaa tarvittaessa kahta painosmäärää tai rakennevaihtoehtoa
- suosi tarkoitukseen sopivaa vakioformaattia
- rajaa personointi tietoihin, joilla on viestille selvä arvo
- toimita osoitteisto yhtenäisessä ja tarkistetussa muodossa
- varmista aineiston tekninen valmius ajoissa
- yhdistä painatus, viimeistely ja jakelu samaan kustannusarvioon.
Jos budjetti on määritelty etukäteen, se kannattaa kertoa tarjouspyynnössä. Tällöin vaihtoehtoja voidaan tarkastella kokonaisuutena: joskus koon tai rakenteen yksinkertaistaminen on järkevämpää kuin viestin kannalta olennaisesta materiaalista luopuminen.
Pyydä tarjous painetusta suoramainonnasta
Suoramainonnan hinnan muodostuminen perustuu useiden valintojen yhteisvaikutukseen. Kun tuotteen muoto, painosmäärä, materiaalit, personointi, viimeistely, osoitteisto, jakelu, aikataulu ja aineiston valmius kuvataan selkeästi, saat vertailukelpoisemman arvion koko kampanjasta.
Tutustu TKP-Printin: Painopalvelut ja tuotantomahdollisuuksiin. Kun kampanjan perustiedot ovat koossa, ota yhteyttä tai lähetä ne tarjouspyyntölomakkeella.
