Paperinen kysely on käytännöllinen vaihtoehto, kun vastaaminen tapahtuu paikan päällä tai kaikilla vastaajilla ei ole luontevaa pääsyä digitaaliseen kanavaan. Huolellisesti suunniteltu lomake on helppo jakaa, täyttää ja palauttaa, ja se voidaan toteuttaa yrityksen visuaalisen ilmeen mukaisesti.
Onnistunut paperikysely syntyy useasta päätöksestä. Kysymysten lisäksi on mietittävä lomakkeen koko, luettavuus, paperi, painosmäärä, viimeistely, jakelu ja vastausten palautus. Kun nämä tiedot ovat selvillä ennen painatusta, painotalo voi ehdottaa käyttötarkoitukseen sopivaa toteutusta.
Milloin paperinen kysely toimii?
Paperilomake sopii tilanteisiin, joissa kysely halutaan antaa vastaajalle suoraan tai lähettää osana muuta postia. Yritykset ja organisaatiot käyttävät niitä esimerkiksi:
- asiakaspalautteen keräämiseen palvelupisteissä
- henkilöstökyselyihin tuotanto- ja työympäristöissä
- koulutusten, tapahtumien ja messujen palautekyselyihin
- asukas- ja sidosryhmäkyselyihin
- postitse toteutettaviin tutkimuksiin
Valinta paperisen ja digitaalisen kyselyn välillä kannattaa tehdä kohderyhmän, vastaustilanteen ja tiedon käsittelyn perusteella. Paperi ei ole automaattisesti parempi ratkaisu kaikkiin kyselyihin, mutta se voi madaltaa osallistumisen käytännön esteitä tietyissä ympäristöissä.
Kyselytavan vaikutuksesta on myös tutkimustietoa. Päivitetyssä meta-analyysissa verkkokyselyjen vastausaste oli 114 kokeellisen vertailun perusteella keskimäärin 12 prosenttiyksikköä muita kyselytapoja alempi. Tutkijat kuitenkin havaitsivat, että eroon vaikuttivat muun muassa kohderyhmä, yhteydenottojen määrä ja osallistujien rekrytointitapa. Siksi tulosta ei pidä tulkita yleispäteväksi lupaukseksi paperikyselyn vastausasteesta. Tutustu meta-analyysiin.
Paperisia lomakkeita voidaan käyttää myös silloin, kun osa vastaajista tarvitsee apua vastaamiseen. THL:n vanhuspalvelujen ASLA-tutkimuksessa asiakkaat ja omaiset vastasivat paperilomakkeilla ja palauttivat ne vastauskuorissa. Kysymykset laadittiin selkokielelle ja niiden ymmärrettävyyttä pilotoitiin. Lue THL:n työpaperi.
Aloita kyselyn tarkoituksesta
Ennen lomakkeen taittoa kannattaa määritellä, mitä tietoa tarvitaan ja miten vastauksia käytetään. Selkeä tavoite auttaa rajaamaan kysymykset ja pitämään lomakkeen sopivan mittaisena.
Suunnittelussa on hyvä ratkaista ainakin seuraavat asiat:
- Kenelle kysely on tarkoitettu?
- Missä ja miten lomake jaetaan?
- Täytetäänkö se käsin pöydän ääressä vai esimerkiksi tapahtumassa?
- Palautetaanko lomake heti, sisäisessä postissa vai vastauskuorella?
- Käsitelläänkö vastaukset käsin vai digitoidaanko ne myöhemmin?
- Tarvitaanko eri kieli- tai vastaanottajaversioita?
Jos vastaukset aiotaan skannata tai tallentaa järjestelmään, asia kannattaa huomioida jo lomakkeen rakenteessa. Selkeät vastausalueet ja yhdenmukaiset valinnat helpottavat jatkokäsittelyä.
Tee lomakkeesta helppo lukea ja täyttää
Painetun kyselyn tulee olla nopeasti hahmotettava. Pääotsikko kertoo kyselyn aiheen, ja väliotsikot jakavat kysymykset loogisiin kokonaisuuksiin. Ohjeiden on erotuttava varsinaisista kysymyksistä.
Luettavuutta tukevat:
- riittävän suuri ja selkeä kirjasin
- väljä riviväli ja tarpeeksi tyhjää tilaa
- tumma teksti vaalealla taustalla
- yhdenmukaiset valintaruudut ja asteikot
- riittävä tila käsin kirjoitettaville vastauksille
- kysymysten ja vastausvaihtoehtojen selkeä numerointi
Lomaketta kannattaa kokeilla ennen koko painoksen valmistamista. Testikäyttäjä huomaa usein epäselvän ohjeen, liian pienen kirjoitustilan tai hankalasti seurattavan asteikon paremmin kuin lomakkeen laatija.
Toimita painovalmis aineisto
Tulostusvalmis PDF on tavallisesti sujuvin aineistomuoto. TKP-Printin ohjeen mukaan PDF toimitetaan sivuittain oikeassa koossa, ja reunoihin lisätään leikkuuvarat silloin, kun tausta tai kuva jatkuu valmiin tuotteen reunaan asti.
Myös oikein pakattu alkuperäinen Adobe CC -aineisto voidaan tarvittaessa toimittaa. Word-tiedosto voi soveltua lähtöaineistoksi, mutta se ei ole sellaisenaan painovalmis: fontit ja asettelu voivat muuttua eri ympäristöissä. Tarkista ajantasaiset vaatimukset TKP-Printin aineisto-ohjeesta.
Toimita aineiston mukana tieto valmiista koosta, sivumäärästä ja siitä, onko lomake yksi- vai kaksipuolinen. Jos käytössä on aiemmin painettu malli, sen voi liittää mukaan havainnollistamaan toivottua lopputulosta.
Valitse koko, paperi ja painotapa käyttötarkoituksen mukaan
Lomakkeen koko määräytyy sisällön ja täyttötilanteen perusteella. Kompakti lomake on helppo jakaa tapahtumassa, kun taas laaja kysely tarvitsee enemmän tilaa kysymyksille ja avoimille vastauksille. Monisivuinen kysely voidaan taittaa tai nitoa selkeäksi kokonaisuudeksi.
Paperia valittaessa olennaisia ominaisuuksia ovat kirjoitettavuus, jäykkyys ja läpikuultavuus. Kaksipuolisessa lomakkeessa liian läpikuultava paperi voi heikentää luettavuutta. Painotalo auttaa vertaamaan vaihtoehtoja suunnitellun käytön ja budjetin perusteella.
Painotavan valintaan vaikuttavat muun muassa määrä, mahdolliset eri versiot, personointi, materiaalit ja viimeistely. Digipaino sopii erityisesti pienempiin ja personoituihin eriin, kun taas offsetpainatus voi olla tarkoituksenmukainen suuremmissa tai erikoisemmissa toteutuksissa. Lopullinen ratkaisu valitaan työn kokonaisuuden mukaan.
Suunnittele viimeistely, jakelu ja palautus yhdessä
Kyselylomakkeet voidaan toimittaa esimerkiksi irtoarkkeina, taitettuina tai nidottuina. Tarpeen mukaan kokonaisuuteen voidaan yhdistää saatekirjeitä, vastauskuoria, osoitteistusta, kuoritusta ja postitusta.
Palautustapa vaikuttaa sekä lomakkeen rakenteeseen että tilaukseen. Paikan päällä täytettävälle kyselylle tarvitaan selkeä palautuspiste. Postikyselyssä vastaanottajan osoitteella varustettu vastauskuori helpottaa palauttamista. Henkilöstökyselyssä voidaan puolestaan tarvita suljettu keräysratkaisu, jos vastaamisen luottamuksellisuus on tärkeää.
Jos kyselyssä kerätään henkilötietoja, vastaajalle on kerrottava tietojen käsittelyn tarkoitus ja muut tarvittavat tiedot. Kerää vain kyselyn tarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Nimen jättäminen pois ei yksin takaa anonymiteettia, jos vastaaja voidaan tunnistaa muiden vastausten perusteella.
Mitä tarjouspyyntöön kannattaa kirjoittaa?
Kaikkien tuotantovalintojen ei tarvitse olla valmiita ennen yhteydenottoa. Painotalo pystyy ehdottamaan vaihtoehtoja, kun tarjouspyynnössä kerrotaan ainakin:
- kyselyn käyttötarkoitus ja kohderyhmä
- valmis koko ja sivumäärä
- yksi- tai kaksipuolinen painatus
- arvioitu painosmäärä ja mahdolliset eri versiot
- mustavalkoinen tai värillinen toteutus
- toivottu paperi tai paperilta vaadittavat ominaisuudet
- taitto, nidonta, numerointi tai muu viimeistely
- saatekirjeiden ja vastauskuorien tarve
- osoitteistus, postitus, toimitus tai nouto
- aineiston nykyinen muoto
- toivottu valmistumisaika
Kerro myös, jos vastaukset on tarkoitus skannata tai digitoida myöhemmin. Näin lomakkeen rakenne ja tuotanto voidaan suunnitella koko prosessia varten.
Kun tarvitset paperikyselyn painatuksen, ota yhteyttä ja pyydä tarjous. Voit tutustua samalla tarkemmin TKP-Printin painopalveluihin.
