Esitteet hupenevat messuilla odotettua nopeammin, flyerit loppuvat kesken myymäläkampanjan tai yhden toimipisteen materiaalit ovat vähissä muiden varastojen ollessa täynnä. Painotuotteen loppuminen ei aina johdu huonosta suunnittelusta: menekki voi vaihdella kampanjan, jakelupisteen ja ajankohdan mukaan.
Kun puute huomataan ajoissa, jäljellä olevat materiaalit voidaan kohdentaa tärkeimpiin paikkoihin ja lisäerän mahdollisuus selvittää painotalolta. Samalla kannattaa korjata seurantatapaa, jotta seuraava tilaus käynnistyy ennen kuin varasto tyhjenee.
Mitä tehdä, kun painotuote loppuu kesken?
Ensimmäiseksi tarvitaan kokonaiskuva tilanteesta. Selvitä, mitä materiaalia on jäljellä, missä sitä säilytetään ja kuinka nopeasti sitä kuluu. Sen jälkeen voit päättää, riittääkö materiaalien uudelleenjako vai tarvitaanko lisätilaus.
Toimi näin:
- Tarkista kaikkien jakelupisteiden varastosaldot. Yhdessä toimipisteessä voi olla ylimääräistä materiaalia, vaikka toisessa se olisi loppumassa.
- Arvioi jäljellä oleva käyttöaika. Vertaa saldoa toteutuneeseen kulutukseen ja kampanjan jäljellä olevaan kestoon.
- Priorisoi tärkeimmät kohteet. Keskitä materiaalia paikkoihin, joissa sitä tarvitaan kampanjan tavoitteiden kannalta eniten.
- Kokoa lisätilausta varten tarvittavat tiedot. Ilmoita painotalolle tuote, koko, määrä, materiaali, viimeistely, toimituspaikka ja aikataulutoive.
- Varmista aineiston ajantasaisuus. Tarkista ennen uusintapainosta esimerkiksi päivämäärät, hinnat, yhteystiedot ja mahdolliset paikkakuntakohtaiset versiot.
Lisäerän toteutustapa ja aikataulu riippuvat muun muassa määrästä, materiaalista, viimeistelystä, tuotantotilanteesta ja toimitustarpeesta. Siksi aikataulu kannattaa varmistaa painotalolta tapauskohtaisesti.
Miksi kampanjamateriaalien menekkiä on vaikea ennakoida?
Painotuotteiden kulutus ei jakaudu aina tasaisesti. Tapahtuman kävijämäärä voi ylittää arvion, kampanja voi saada odotettua enemmän huomiota tai yksi toimipiste voi jakaa materiaalia muita aktiivisemmin. Myös jakelutapa vaikuttaa: henkilökohtaisesti jaettava esite kuluu eri tahtiin kuin paikoilleen asennettava juliste tai opaste.
Ennustamista vaikeuttavat erityisesti:
- useat toimipisteet ja jakelukanavat
- kampanjan aikana muuttuva kysyntä
- paikalliset tapahtumat ja kävijämäärien vaihtelu
- eri materiaaleille määritellyt käyttötavat
- puutteellinen tieto toimipisteisiin toimitetuista ja käytetyistä määristä
Tavoitteena ei ole ennustaa menekkiä täydellisesti. Olennaisempaa on havaita muutos riittävän varhain ja sopia etukäteen, kuka seuraa saldoja ja käynnistää tarvittaessa lisätilauksen.
Näin voit ehkäistä materiaalien loppumisen
Tee kampanjakohtainen materiaalilista
Kokoa samaan taulukkoon kaikki painotuotteet, tilatut määrät, toimituspaikat ja vastuuhenkilöt. Samalla tulee määrittää etukäteen myös kampanjan tavoitteet ja jakelukanavat. Kun toimipisteet kirjaavat vastaanotetut ja käytetyt määrät samalla tavalla, kokonaisuutta on helpompi seurata.
Merkitse myös tuotteet, joiden sisältö vanhenee nopeasti. Päivämäärän, hinnan tai kampanjaviestin sisältävää materiaalia ei välttämättä kannata tilata samalla periaatteella kuin pitkään käytettävää yleisesitettä. Painotuotteiden loppuminen voi johtua myös liian alhaisesta painosmäärästä.
Määritä lisätilauksen käynnistysraja
Lisätilausta ei kannata siirtää siihen hetkeen, jolloin viimeinen laatikko avataan. Sopiva käynnistysraja perustuu toteutuneeseen kulutukseen sekä painatukseen, viimeistelyyn ja toimitukseen tarvittavaan aikaan. Tilausmääriin kannattaa usein jättää 10–20 % varmuusvara, jotta materiaalia riittää koko kampanjan ajaksi.
Seurannassa voidaan käyttää yksinkertaista laskentatapaa:
- paljonko materiaalia on jäljellä
- paljonko sitä kuluu tavallisen päivän tai tapahtuman aikana
- kuinka kauan uuden erän valmistamiseen ja toimittamiseen on varattava
Jos kampanja herättää suurta kiinnostusta, menekkiä on vaikea ennustaa, joten käynnistysraja kannattaa asettaa ajoissa. Kun jäljellä oleva määrä lähestyy sovitun toimitusajan aikaista kulutusta, vastuuhenkilö pyytää painotalolta arvion lisäerästä.
Säilytä aineistot ja tilaustiedot helposti saatavilla
Uusintatilaus etenee sujuvammin, kun hyväksytty painoaineisto, edellisen tilauksen tiedot ja mahdolliset versioluettelot löytyvät yhdestä paikasta. Tarkista silti aina ennen tilausta, että aineisto on edelleen ajantasainen.
Painovalmis tiedosto vähentää aineiston korjaamiseen tarvittavaa työtä. TKP-Printin aineisto-ohjeista voit tarkistaa esimerkiksi PDF-tiedostoa, leikkuuvaroja ja väriasetuksia koskevat ohjeet.
Suuri ennakkopainos vai pienemmät lisäerät?
Sopiva toimintatapa riippuu sisällön elinkaaresta, kokonaismäärästä ja versioiden tarpeesta. Suuri ennakkopainos voi sopia pitkään käytettävälle materiaalille, jonka sisältö pysyy samana. Pienemmät erät puolestaan voivat vähentää vanhentuvan materiaalin määrää, jos kampanjan tiedot tai paikalliset versiot muuttuvat.
Digipainatus soveltuu erityisesti pieniin ja keskisuuriin painoksiin, useisiin sisältöversioihin sekä tuotteisiin, joissa on vaihtuvaa tietoa. Se sopii myös tilanteeseen, jossa samaa tuotetta halutaan tilata myöhemmin lisää. Offsetpainatusta harkitaan tavallisesti suurempiin painoksiin ja tuotekohtaisiin erikoistoteutuksiin. Lopullinen painotapa valitaan tuotteen, määrän, materiaalin ja viimeistelyn perusteella.
Tutustu TKP-Printin digipainopalveluun.
Milloin pienempi lisäerä voi olla toimiva ratkaisu?
Pienempi erä voi olla perusteltu, kun:
- kampanjan jäljellä oleva tarve on rajallinen
- eri toimipisteet tarvitsevat omia versioitaan
- päivämäärät, hinnat tai viestit voivat vielä muuttua
- materiaalia halutaan täydentää toteutuneen menekin mukaan
- tuotteisiin painetaan vastaanottaja- tai paikkakuntakohtaista tietoa
Pienempi erä ei kuitenkaan yksin takaa nopeaa toimitusta. Aikatauluun vaikuttavat myös valittu materiaali, jälkikäsittely, tuotannon tilanne ja kuljetus.
Mitä tietoja lisätilaukseen tarvitaan?
Kun painotuote uhkaa loppua kesken kampanjan, lähetä tarjouspyynnössä mahdollisimman selkeät lähtötiedot:
- painotuotteen nimi ja käyttötarkoitus
- valmis koko ja sivumäärä
- tarvittava kappalemäärä
- materiaali ja mahdollinen viimeistely
- eri versiot ja niiden määrät
- ajantasainen painoaineisto
- toivottu valmistumisajankohta
- nouto-, toimitus-, jakelu- tai postitustarve
Jos kaikkia valintoja ei ole vielä tehty, kerro ainakin käyttötarkoitus, määrä ja aikataulutoive. Näiden perusteella painotalo voi arvioida sopivaa tuotantotapaa ja tarvittavia lisätietoja.
Tee seuraavasta kampanjasta helpommin hallittava – lue lisää
Kampanjamateriaalien riittävyys paranee, kun tilatut ja käytetyt määrät dokumentoidaan. Kampanjan jälkeen kannattaa kirjata, mitä jäi yli, mikä loppui ja missä vaiheessa lisätilausta tarvittiin. Näin seuraavan kampanjan aloitusmäärä ja seurantatapa voidaan suunnitella toteutuneen tiedon perusteella.
TKP-Print toteuttaa B2B-asiakkaille digi- ja offsetpainatuksia, viimeistelyä sekä toimitus- ja logistiikkapalveluja. Kun tarvitset uuden kampanjaerän tai painotuote on jo loppumassa, ota yhteyttä tai pyydä tarjous TKP-Printiltä. Kerro määrä, käyttötarkoitus, aineiston tilanne ja aikataulutoive, jotta toteutus voidaan arvioida tapauskohtaisesti.
