Painotuotteen valmistuminen ei vielä päätä työtä, jos materiaali pitää toimittaa suurelle vastaanottajajoukolle. Kuoritus ja postitus yhdistävät painamisen, viimeistelyn ja jakeluun luovuttamisen hallituksi kokonaisuudeksi.
Kun vaiheet suunnitellaan jo tilausta tehtäessä, materiaalin rakenne, kuori, vastaanottajatiedot ja aikataulu voidaan sovittaa yhteen. Yritys saa samalla selkeämmän kuvan siitä, mitä sen pitää toimittaa tuotantoa varten.
Mitä kuoritus ja postitus tarkoittavat?
Kuorituksessa painetut materiaalit kootaan sovittuun järjestykseen ja pakataan kirjekuoreen. Lähetys voi sisältää esimerkiksi kirjeen, esitteen, kutsun, vastauskortin tai muun painotuotteen. Ennen tuotantoa sovitaan, mitä kuhunkin kuoreen tulee ja onko lähetyksissä erilaisia sisältöversioita.
Postitusvaiheeseen kuuluvat sovitun toteutuksen mukaan osoitteistus, lähetysten valmistelu ja niiden luovuttaminen jakeluun. Sopiva menettely riippuu muun muassa materiaalista, lähetysmäärästä, vastaanottajista ja tavoitellusta aikataulusta.
Kuoritus ja postitus voidaan liittää osaksi TKP-Printin painopalveluita. Tällöin painaminen, viimeistely, kuoritus, postitus ja tarvittava logistiikka suunnitellaan saman työn osina.
Millaisiin yritysten lähetyksiin palvelu sopii?
Kuoritusta ja postitusta voidaan harkita, kun yritys lähettää saman kampanjan tai viestin useille vastaanottajille. Tyypillisiä tarpeita voivat olla:
- asiakas- ja henkilöstölehdet
- jäsenkirjeet ja tiedotteet
- kutsut ja tapahtumamateriaalit
- esitteet, katalogit ja muut kampanjamateriaalit
- käyttöohjeet ja koulutusmateriaalit
- vastaanottajan mukaan vaihtuvat kirjeet tai liitteet.
Palvelu voi sopia sekä yksittäiseen lähetykseen että toistuvaan tarpeeseen. Toteutustapa kannattaa kuitenkin määritellä aina materiaalin ja vastaanottajaryhmän perusteella. Jos kuoreen tulee useita liitteitä, eri kieliversioita tai vastaanottajakohtaista sisältöä, niiden käsittelyjärjestys ja aineistot on hyvä käydä läpi ennen tuotannon aloittamista.
Näin painotuote etenee aineistosta postitukseen
Selkeä prosessi vähentää erillisiä työvaiheita tilaajan ja tuotantokumppanin välillä. Kokonaisuus voidaan jäsentää viiteen vaiheeseen.
1. Tarve ja lähetyksen tavoite määritellään
Aluksi sovitaan, mitä lähetetään, kenelle ja mihin tarkoitukseen. Samalla käydään läpi lähetysmäärä, mahdolliset versiot, tavoiteaikataulu sekä toimitus- tai postitustarve.
2. Aineisto ja vastaanottajatiedot valmistellaan
Painoaineiston lisäksi tarvitaan sovitussa muodossa toimitettu vastaanottajalista, jos lähetykset osoitteistetaan yksilöllisesti. Muuttuvan tiedon taulukossa jokaiselle tiedolle varataan oma kenttänsä ja eri sisältöversiot erotellaan selkeästi. Tarkemmat tuotanto-ohjeet löytyvät TKP-Printin aineisto-ohjeesta.
3. Materiaalit painetaan ja viimeistellään
Painotuotteet valmistetaan sovitun koon, materiaalin ja painosmäärän mukaan. Tämän jälkeen ne viimeistellään esimerkiksi taittamalla, nitomalla tai sitomalla, jos tuote sitä edellyttää.
4. Sisältö kootaan ja kuoritetaan
Kirjeet ja liitteet kootaan sovittuun järjestykseen. Kuoren koko, ikkunan paikka ja mahdollinen taitto valitaan valmiin tuotteen mukaan. Samalla varmistetaan, että osoitetiedot näkyvät ja lähetyksen eri versiot pysyvät toisistaan erillään.
5. Lähetys valmistellaan jakeluun
Valmiit lähetykset osoitteistetaan ja valmistellaan sovittua jakelutapaa varten. Jos kokonaisuuteen kuuluu myös muuta toimitettavaa materiaalia, sen logistiikka voidaan suunnitella samalla.
Mitä tietoja tarjouspyyntöön tarvitaan?
Kaikkien yksityiskohtien ei tarvitse olla valmiita ensimmäisessä yhteydenotossa. Seuraavat perustiedot auttavat kuitenkin rajaamaan toteutuksen:
- Tuote ja käyttötarkoitus: Mitä painetaan ja miksi se lähetetään?
- Koko ja sivumäärä: Mikä on tuotteen valmis koko, ja taitetaanko se kuoreen?
- Painosmäärä: Kuinka monta lähetystä tarvitaan?
- Versiot ja liitteet: Onko mukana eri kieli-, kohderyhmä- tai sisältöversioita?
- Aikataulu: Milloin aineisto voidaan toimittaa ja milloin lähetyksen pitäisi lähteä jakeluun?
- Vastaanottajatiedot: Miten osoitteisto toimitetaan, ja mitä vaihtuvia tietoja lähetyksiin tarvitaan?
- Kuori: Onko kuoren koosta, ikkunasta tai painatuksesta jo toiveita?
- Toimitustapa: Postitetaanko kaikki vastaanottajille vai toimitetaanko osa materiaalista erikseen?
Näiden tietojen perusteella voidaan arvioida, mitä pitää vielä täsmentää ennen tarjousta ja tuotannon käynnistämistä.
Vastaanottajalista vaatii huolellisen toimintatavan
Osoitteisto voi sisältää henkilötietoja. Siksi tilaajan ja palveluntuottajan on sovittava ennen aineiston siirtoa, mitä tietoja käsitellään, mihin tarkoitukseen niitä käytetään ja miten ne toimitetaan turvallisesti. Vastaanottajalistaa ei kannata lähettää tavallisena sähköpostiliitteenä ilman etukäteen sovittua toimintatapaa.
Myös aineiston rakenne vaikuttaa työn sujuvuuteen. Sarakeotsikoiden, osoitetietojen ja eri versioiden tulee olla yksiselitteisiä. Tilaajan kannattaa tarkistaa listasta ainakin puuttuvat osoitteet, päällekkäiset tiedot ja vanhentuneet vastaanottajat ennen sen luovuttamista tuotantoon.
Viisi asiaa, jotka kannattaa suunnitella ajoissa
1. Valitse formaatti lähetyksen mukaan
Painotuotteen valmis koko, sivumäärä ja taittotapa vaikuttavat siihen, millainen kuori kokonaisuuteen sopii. Kuori kannattaa valita vasta, kun sen sisältö on tiedossa.
2. Huomioi eri sisältöversiot
Jos vastaanottajat saavat erilaisia liitteitä tai kieliversioita, määrittele selkeästi, mikä sisältö kuuluu millekin ryhmälle. Nimeä aineistot samalla logiikalla kuin vastaanottajalistan ryhmät.
3. Varaa aikaa aineiston tarkistamiseen
Aikataulussa on hyvä huomioida painamisen lisäksi viimeistely, kuoritus ja postitukseen valmistelu. Mahdolliset puutteet osoitteistossa tai aineistossa pitää ehtiä korjata ennen tuotantoa.
4. Sovi personoinnin laajuus
Kerro jo tarjouspyynnössä, vaihtuuko lähetyksissä vain nimi ja osoite vai myös esimerkiksi kieli, liite tai muu sisältö. Näin toteutustapa voidaan valita todellisen tarpeen perusteella.
5. Päätä, miten loput materiaalit toimitetaan
Kaikki painotuotteet eivät välttämättä lähde samoissa kuorissa. Osa voidaan toimittaa yrityksen toimipaikkaan, tapahtumaan tai muuhun sovittuun kohteeseen. Tämä kannattaa sisällyttää samaan toimitussuunnitelmaan.
Miksi painaminen ja postitus kannattaa suunnitella yhdessä?
Kun painaminen, viimeistely ja postitus kuuluvat samaan kokonaisuuteen, tilaajan ei tarvitse välittää materiaaleja useiden toimittajien välillä. Työvaiheiden vastuut, aineistot ja aikataulu voidaan määritellä yhdellä kertaa.
Yhdistetty toimintamalli voi helpottaa erityisesti töitä, joissa on useita sisältöversioita tai erillisiä toimituskohteita. Samalla mahdolliset tuotantoon vaikuttavat kysymykset havaitaan ennen painamista: mahtuuko valmis tuote valittuun kuoreen, tarvitaanko taittoa ja vastaavatko vastaanottajalistan ryhmät painettavia versioita?
Ratkaisu ei ole samanlainen jokaisessa lähetyksessä. Siksi tarjouksen pohjaksi kannattaa toimittaa todellinen tuote, määrä, aikataulu ja jakelutarve sen sijaan, että toteutustapa päätetään etukäteen.
Pyydä tarjous kuorituksesta ja postituksesta
TKP-Print tarjoaa yrityksille painotuotannon lisäksi viimeistelyä, kuoritusta, postitusta ja logistiikkaa. Palvelut suunnitellaan tilauksen vaatimusten mukaan, ja valmiita tuotteita voidaan toimittaa koko Suomeen.
Kun otat yhteyttä, kerro ainakin lähetettävä tuote, arvioitu määrä, mahdolliset versiot ja liitteet, tavoiteaikataulu sekä se, onko vastaanottajalista jo valmis. Näillä tiedoilla toteutusta voidaan lähteä täsmentämään.
