Kiinteistön vanhan arkiston järjestäminen: käytännön opas yritykselle

Vanhaan kiinteistöarkistoon voi olla kertynyt vuosien mittaan merkitsemättömiä koteloita, rullattuja rakennuspiirustuksia, sopimuksia ja irrallisia asiakirjoja. Kun aineistoa tarvitaan korjaushankkeessa, ylläpidossa tai viranomaisasioinnissa, oikean version löytäminen voi viedä kohtuuttomasti aikaa.

Kiinteistön vanhan arkiston järjestäminen kannattaa toteuttaa hallittuna projektina. Tavoitteena ei ole vain siisti tila, vaan aineisto, jonka sisältö, sijainti, käyttöoikeudet ja säilytystarve tunnetaan. Työ etenee yleensä näin:

• kartoita kaikki aineistot ja niiden sijainnit
• rajaa projekti ja nimeä päätöksentekijät
• ryhmittele asiakirjat kiinteistöittäin ja aiheittain
• selvitä säilytys- ja hävittämisperusteet
• valitse digitoitavat kokonaisuudet
• määritä nimeäminen, hakurakenne ja käyttöoikeudet
• järjestä digitaalisen ja paperisen aineiston jatkosäilytys

Aloita kiinteistöarkiston alkukartoituksesta

Ensimmäinen tehtävä on muodostaa kokonaiskuva. Tässä vaiheessa aineistoa ei vielä hävitetä, eikä lopullista kansiorakennetta tarvitse päättää. Selvitä ensin, mitä asiakirjoja on olemassa, missä niitä säilytetään ja missä kunnossa ne ovat.

Käy läpi kaikki mahdolliset sijaintipaikat:

• arkistohuoneet, kellarit ja varastot
• teknisten tilojen ja huoltotilojen kaapit
• kiinteistöpäällikön tai isännöitsijän mapit
• eri toimipisteisiin jääneet aineistot
• käytössä olevat verkkolevyt, pilvipalvelut ja muut sähköiset säilytyspaikat

Kirjaa jokaisesta kokonaisuudesta vähintään kiinteistö, arvioitu ajanjakso, aineistotyyppi, määrä, kunto ja nykyinen sijainti. Merkitse myös, jos kotelossa on keskenään eri kiinteistöjen asiakirjoja tai jos aineistossa näkyy kosteus-, home- tai muita vaurioita. Vaurioitunutta materiaalia ei kannata käsitellä tavallisen lajittelun yhteydessä ennen sopivan menettelyn selvittämistä.

Tunnista jo kartoituksessa selkeät kokonaisuudet, kuten rakennus- ja talotekniset piirustukset, lupa-asiakirjat, huoltoaineisto, tarkastuspöytäkirjat, korjaushankkeiden dokumentaatio, sopimukset ja taloushallinnon aineistot. Karkea inventointitaulukko riittää aloittamiseen.

Rajaa projekti ja sovi vastuut

Selkeä rajaus estää työn leviämisen hallitsemattomaksi. Yhden projektin kohteena voi olla esimerkiksi tietty kiinteistö, toimipiste tai ajanjakso. Samalla voidaan rajata erilliseen käsittelyyn henkilöstöaineisto ja muu materiaali, joka edellyttää erityisiä käyttöoikeuksia.

Sovi ennen lajittelua ainakin seuraavat asiat:

• Projektin omistaja: Kuka vastaa tavoitteista, resursseista ja lopputuloksen hyväksymisestä?
• Aineiston tuntija: Kuka tunnistaa kiinteistöt, hankkeet ja asiakirjojen käyttötarkoitukset?
• Hävittämispäätökset: Kenellä on oikeus hyväksyä asiakirjojen poistaminen?
• Tietosuoja ja salassapito: Miten rajattua aineistoa käsitellään projektin aikana?
• Voimassa olevat ohjeet: Mitkä lait, sopimukset, säilytyssuunnitelmat ja organisaation sisäiset linjaukset koskevat aineistoa?
• Lopputulos: Millainen luettelo, kansiorakenne ja luovutusaineisto projektista tarvitaan?

Pidä eri organisaatioiden ja kiinteistöjen aineistot erillään. Jos vanha järjestys kertoo, missä toiminnassa asiakirjat ovat syntyneet, tallenna tämä tieto ennen kuin mappeja tai koteloita puretaan.

Lajittele aineisto kiinteistöittäin ja aihepiireittäin

Ensimmäinen lajittelukierros kannattaa tehdä karkealla tasolla. Aloita kiinteistöstä ja jaa sen jälkeen aineisto loogisiin asiakirjaryhmiin. Sopivia ryhmiä voivat olla esimerkiksi:

• rakennuslupa- ja viranomaisaineisto
• pää-, rakenne- ja talotekniset piirustukset
• käyttö-, huolto- ja kunnossapitoaineisto
• korjaus- ja muutostöiden dokumentaatio
• katselmukset ja tarkastukset
• vuokra- ja muut sopimukset
• hallinnon ja talouden asiakirjat

Merkitse väliaikaiset laatikot ja kansiot selkeästi, esimerkiksi ”Kiinteistö A, korjaushankkeet 1990–1999”. Älä käytä merkintää ”muut” kuin tilapäisesti, sillä siitä muodostuu helposti uusi sekalaisten asiakirjojen varasto.

Laadi lajittelun rinnalla arkistoluettelo. Siihen voidaan merkitä säilytysyksikön tunnus, sisältö, ajanjakso, fyysinen sijainti, digitointitila, käyttörajoitus ja seuraava käsittelypäätös. Luettelo toimii myöhemmin sekä paperiarkiston hakemistona että digitoinnin työlistana.

Tunnista rakennuspiirustukset ja niiden versiot

Rakennuspiirustukset ovat usein keskeisiä kiinteistön ylläpidossa ja korjaushankkeissa. Arkistossa voi olla alkuperäisiä suunnitelmia, myöhempiä muutossarjoja, työmaakopioita ja yksittäisiä luonnoksia. Niitä ei pidä yhdistää yhdeksi sarjaksi ennen kuin versiot ja yhteydet on tunnistettu.

Piirustuksesta kannattaa kirjata:

• kohde ja osoite
• suunnitteluala, kuten arkkitehtuuri, rakenne tai talotekniikka
• piirustusnumero ja nimi
• mittakaava
• laatija
• päiväys ja muutosmerkinnät
• fyysinen koko ja kunto
• mahdollinen yhteys lupaan tai hankkeeseen

Pidä eri vuosien ja muutosten sarjat erillään. Merkitse epäselvä versio tarkistettavaksi sen sijaan, että nimeäisit sen ajantasaiseksi. Kiinteistön omien asiantuntijoiden on hyvä ratkaista, mitä sarjaa käytetään ylläpidossa tai suunnittelun lähtötietona.

Paperisia piirustuksia voidaan kopioida, skannata ja vektoroida jatkokäyttöä varten. TKP-Printin rakennuspiirustusten tulostus-, kopiointi- ja digitointipalvelu kattaa myös vanhojen paperipiirustusten skannauksen sekä vektoroinnin AutoCAD DWG -muotoon.

Tee seulontapäätökset ennen hävittämistä

Asiakirjan ikä tai ulkoasu ei yksin kerro, saako sen hävittää. Säilytystarve voi perustua lakiin, sopimukseen, omistukseen, vastuisiin, kirjanpitoon, tietosuojaan, tekniseen käyttöön tai organisaation omaan hyväksyttyyn ohjeeseen. Vaatimukset voivat myös vaihdella asiakirjatyypin ja organisaation mukaan.

Käytä jokaiselle asiakirjaryhmälle yhtenäistä päätösrunkoa:

Tarkistettava asia	Käytännön kysymys
Omistaja ja vastuu	Kenen aineistoa tämä on ja kuka saa päättää sen käsittelystä?
Säilytysperuste	Perustuuko säilyttäminen lakiin, sopimukseen, hyväksyttyyn suunnitelmaan tai toiminnalliseen tarpeeseen?
Versio	Onko kyse lopullisesta, voimassa olevasta tai muuten todistusvoimaisesta versiosta?
Päällekkäisyys	Onko toinen kappale varmasti sama, täydellinen ja käyttökelpoinen?
Käyttörajoitus	Sisältääkö aineisto henkilötietoja, turvallisuustietoja tai muuta rajattavaa sisältöä?
Jatkotoimi	Säilytetäänkö aineisto, digitoidaanko se, selvitetäänkö se vai hävitetäänkö se hyväksytyllä tavalla?

Älä hävitä aineistoa, jonka arvoa tai säilytysvelvollisuutta ei ole selvitetty. Jos organisaatiolla ei ole soveltuvaa säilytyssuunnitelmaa, pyydä tarvittaessa arkistoinnin, juridiikan, taloushallinnon tai kyseisen kiinteistön asiantuntijalta arvio. Kirjaa tehdyt päätökset ja niiden perusteet.

Kun hävittäminen on hyväksytty, valitse aineiston luottamuksellisuuteen sopiva menetelmä. Huolehdi myös siitä, että samat tiedot eivät jää hallitsemattomina toiseen paperipinoon, sähköpostiin tai vanhalle verkkolevylle.

Suunnittele digitointi käyttötarpeen mukaan

Koko arkistoa ei tarvitse välttämättä digitoida yhdellä kertaa. Aloita aineistosta, jota käytetään usein, jonka fyysinen kunto heikkenee tai jota tarvitaan tulevassa hankkeessa. Rakennuspiirustukset, voimassa olevat sopimukset, ajankohtaisten korjaushankkeiden aineisto ja keskeiset lupa-asiakirjat voivat muodostaa ensimmäisen työerän, mutta valinta tehdään aina organisaation tarpeiden ja säilytysvaatimusten perusteella.

Määritä ennen skannausta:

• aineistojen käsittelyjärjestys
• tavoiteltu tiedostomuoto ja kuvanlaatu
• värillisen ja mustavalkoisen aineiston käsittely
• tiedostojen nimeäminen ja metatiedot
• laadun tarkastus ja puuttuvien sivujen käsittely
• alkuperäisten asiakirjojen palautus tai jatkosäilytys
• käyttöoikeudet, siirtotapa ja varmuuskopiointi

Digitointi ei itsessään ratkaise, saako paperisen alkuperäisen hävittää. Selvitä alkuperäismuotoon ja todistusvoimaan liittyvät vaatimukset erikseen ennen poistopäätöstä.

Yksi rajattu poikkeus koskee kiinteistökirjaamista. Maanmittauslaitoksen 1.11.2024 voimaan tulleen muutoksen jälkeen kiinteistökirjaamiseen liittyviä asiakirjoja ei tarvitse esittää alkuperäisinä. Maanmittauslaitos mainitsee esimerkkeinä kauppakirjan, vuokrasopimuksen ja perinnönjakosopimuksen. Tätä muutosta ei pidä yleistää kaikkiin kiinteistöarkiston lupa-, sopimus- tai teknisiin asiakirjoihin.

Milloin ulkopuolinen skannaus- tai piirustuspalvelu auttaa?

Ulkopuolinen palvelu voi olla käytännöllinen, kun aineistoa on paljon, piirustukset ovat suurikokoisia, digitointiin tarvitaan erikoislaitteita tai henkilöstön aika on sidottu kiinteistön päivittäiseen ylläpitoon. Apua voidaan tarvita myös silloin, kun paperinen piirustus halutaan vektoroida DWG-tiedostoksi jatkosuunnittelua varten.

Tarjouspyyntöä varten kannattaa koota ainakin:

• arvio asiakirjojen, laatikoiden ja piirustusrullien määrästä
• aineiston koot, tyypit ja fyysinen kunto
• kiinteistöjen ja erillisten asiakirjakokonaisuuksien määrä
• toivottu tiedostomuoto, nimeäminen ja kansiorakenne
• nouto-, palautus- ja toimitustarve
• käyttörajoitukset ja muut käsittelyvaatimukset
• tavoiteaikataulu

TKP-Print tarjoaa rakennuspiirustusten kopiointia, skaalausta, skannausta ja vektorointia sekä asiakirjojen skannaus- ja tallennuspalveluja. Noudosta, toimituksesta ja muista projektin käytännöistä voidaan sopia tarjouksen yhteydessä. Toimituksia voidaan järjestää koko Suomeen.

Rakenna yhdenmukainen nimeäminen ja hakurakenne

Digitoinnin hyöty jää vähäiseksi, jos tiedostot nimetään satunnaisesti. Sovi nimeämissääntö ennen ensimmäistä suurta skannauserää ja testaa sitä muutamalla erilaisella asiakirjalla.

Tiedostonimeen voidaan yhdistää esimerkiksi:

• kiinteistön yksilöivä tunnus tai osoite
• asiakirjatyyppi
• piirustusnumero tai lyhyt kuvaus
• version tai muutoksen tunnus
• päiväys muodossa VVVVKKPP

Esimerkiksi:

Koskikatu10_paapiirustus_peruskorjaus_20120315.pdf

Kansiorakenteen voi muodostaa kiinteistöstä ja asiakirjaryhmästä:

Kiinteisto_Koskikatu10
├── Rakennuspiirustukset
│   ├── Alkuperainen_sarja
│   └── Peruskorjaus_2012
├── Sopimukset
├── Huolto_ja_yllapito
├── Lupa_asiakirjat
└── Tarkastukset_ja_katselmukset

Vältä tiedostonimiä kuten scan001.pdf tai uusi_lopullinen_2.pdf. Jos organisaatiolla on kiinteistötunnukset, projektinumerot tai muu vakiintunut luokitus, käytä niitä uuden rinnakkaisen järjestelmän sijasta. Tallenna nimeämissääntö arkiston ohjeeseen, jotta uudet asiakirjat voidaan lisätä samalla tavalla.

Määritä käyttöoikeudet ja varmuuskopiointi

Kaikkien ei tarvitse nähdä koko kiinteistöarkistoa. Määritä käyttöoikeudet tehtävien mukaan ja nimeä henkilö, joka hyväksyy uusien käyttäjien oikeudet sekä poistaa tarpeettomat tunnukset.

Käyttöoikeussuunnitelmassa on hyvä ratkaista:

• kenellä on oikeus lukea, muokata tai poistaa aineistoa
• mitä suunnittelijalle, urakoitsijalle tai huoltotoimittajalle voidaan jakaa
• miten henkilötietoja ja turvallisuuteen liittyviä asiakirjoja rajataan
• miten muutokset ja uudet versiot hyväksytään
• miten käyttäjien ja tiedostojen tapahtumatiedot säilytetään
• miten käyttöoikeudet tarkistetaan säännöllisesti

Varmuuskopio ei ole sama asia kuin käyttäjien työskentelykansio. Suunnittele erillinen palautuskelpoinen varmuuskopio ja testaa palauttaminen. Dokumentoi, kuka vastaa varmistuksista, kuinka usein niitä tehdään ja miten poikkeamista ilmoitetaan. Ratkaisu valitaan organisaation tietoturva- ja jatkuvuusvaatimusten mukaan.

Järjestä paperiaineiston jatkosäilytys

Digitoinnin jälkeen paperiaineisto voi edelleen olla tarpeellinen alkuperäismuodon, todistusvoiman, käyttötilanteen tai muun säilytysperusteen vuoksi. Älä tee hävittämispäätöstä pelkän onnistuneen skannauksen perusteella.

Paperiarkistossa kannattaa huolehtia seuraavista asioista:

• säilytystila suojaa aineistoa vedeltä, haitalliselta kosteudelta, liialliselta lämmöltä, valolta, pölyltä ja asiattomalta käytöltä
• kotelot ja kansiot ovat aineistolle sopivan kokoisia ja selkeästi merkittyjä
• fyysinen järjestys vastaa mahdollisuuksien mukaan sähköistä hakurakennetta
• vahingoittavat kiinnittimet ja muovit poistetaan vain, jos se voidaan tehdä asiakirjaa vaurioittamatta
• suuret piirustukset suojataan ja sijoitetaan niin, etteivät ne repeydy tai taitu tarpeettomasti
• lainatut asiakirjat ja palautukset kirjataan

Jos aineistossa on vaurioita tai erityisiä materiaaleja, selvitä oikea käsittelytapa ennen puhdistamista, suoristamista tai pakkaamista. Tavallinen toimistovarasto ei välttämättä sovi pitkäaikaiseen säilytykseen.

Vie arkistoprojekti hallitusti maaliin

Kiinteistön vanhan arkiston järjestäminen onnistuu parhaiten vaiheittain. Aloita kartoituksesta ja vastuista, jatka ryhmittelyyn ja säilytystarpeiden selvittämiseen ja suunnittele vasta sen jälkeen digitointi. Kun nimeäminen, käyttöoikeudet, varmuuskopiointi ja paperiaineiston jatkosäilytys ratkaistaan samalla kertaa, arkisto pysyy käyttökelpoisena myös projektin jälkeen.

Ota yhteyttä TKP-Printiin, kun tarvitset rakennuspiirustusten kopiointia, skannausta tai vektorointia taikka asiakirjojen skannaus- ja tallennuspalveluja. Lähetä työn perustiedot tarjouspyyntölomakkeella tai valitse sopiva toimipiste yhteystiedoista.